Une régie où le système travaille.
Vos effectifs suivent vos logements, et 70 % du travail reste administratif. Ici, un congé, un impayé, une assemblée avancent seuls ; vos équipes n'interviennent que pour décider.
3 min 11 · FRUn congé arrive.
Aujourd'hui, ce courrier déclenche quinze étapes, suivies dans un tableur et une messagerie. Ici, il ouvre un dossier qui se remplit seul, puis s'arrête sur la question qui vous revient.
- Congé rattaché au bail07:52
- Préavis contrôlé07:52
- Accusé de réception rédigé07:53
- Propriétaire informé07:53
Faut-il rafraîchir la cuisine avant de relouer ?
Trois décisions humaines ; le système fait le reste.
J0
Le dossier s'ouvre : quatre étapes faites avant midi.
J+10 · Travaux ?
Le constat remonte des photos ; un devis suit. Vous décidez.
J+45 · Candidat ?
Les candidatures sont instruites et classées. Vous choisissez ; le bail se prépare.
J+90 · Retenue ?
État des lieux, écarts chiffrés, retenue proposée. Vous validez, le dossier se ferme.
Ce que chaque poste voit.
Chaque métier a son poste, l'écran de ses décisions à prendre.
Quelques semaines plus tard, le gérant choisit candidat et artisan, rien d'autre.
Ce que voient vos locataires et vos propriétaires.
Le même dossier, vu de l'autre côté : le locataire agit depuis son téléphone, le propriétaire décide depuis le sien.
Il paie par QR-facture, lit son bail, signale un store bloqué en photo ; l'assistant lui répond depuis le règlement de maison.
Il suit loyers encaissés et travaux en cours, reçoit son rapport mensuel, et approuve une offre d'artisan d'un geste.
Une demande de locataire, envoyée de l'application, rejoint le dossier de sa sortie ; le gérant la reçoit instruite, réponse prête.
Le système propose, apprend de vos validations, puis exécute seul.
Rien n'est automatisé d'office. Chaque action a un score de confiance et un seuil, que vous fixez par type d'action.
Un bail est proposé pour ce congé ; le gérant confirme ou corrige d'une touche.
- Délais légaux, montants, échéances : des règles versionnées, testées
- Tout envoi vers un locataire, un propriétaire ou un tribunal reste validé par un humain
Chaque ligne est datée, signée, et se défait d'un clic.
Intégré, pas superposé.
Une couche d'IA sur l'existant automatise la ressaisie. Nous construisons le système entier : six pièces autour d'un seul dossier.
- enregistre
- Comptabilité, paiements, paie, baux, décomptes, sur un socle éprouvé.
- classe
- Courriers, devis, procès-verbaux : chaque pièce rangée dans son dossier, retrouvable dix ans après.
- avancent
- Congé, impayé, sinistre, assemblée : chacun connaît ses étapes, son horloge légale, sa prochaine action.
- distribue
- Elle fait travailler l'IA, les règles et vos postes ; vous ne recevez que la décision.
- relève
- Visites, états des lieux, interventions : les photos du terrain entrent au dossier.
- répond
- Locataires et propriétaires paient, demandent et décident depuis leur téléphone.
Votre CRM et votre banque gardent leur rôle : ils publient leurs événements, le dossier les rattache.
Ce projet est déjà en marche.
Embedded Factory conçoit et exploite ce système ; voici ce qui existe.
- Le terrain
- Une semaine d'audit dans une régie romande, du comptable au directeur : les congés y étaient tenus à la main.
- L'avancement
- Postes et portail en maquettes navigables ; socle installé ; chantier ouvert.
- Qui construit
- Zurich, deux produits en production : Property360 et Typr.
- L'hébergement
- Infrastructure en propre, en Suisse.
Comment on déploie ?
On migre des immeubles, pas une organisation. Vous déposez les documents d'un immeuble, il se reconstruit à l'écran ; votre senior contrôle au lieu de ressaisir.
Démarrage
Plan de migration sous deux mois : ordre des immeubles, premier lot, calendrier.
Vague 1
Propriétaires particuliers, mandats simples : vos référents corrigent vite, chaque type de dossier est testé sur votre parc avant activation.
Vagues suivantes
Portefeuilles, puis institutionnels, une fois le gain prouvé sur les premiers immeubles, mesuré en continu.
PPE
Bascule entre deux exercices.
Vos outils actuels restent en service jusqu'à la bascule de chaque immeuble ; chaque étape est payée quand elle est livrée.